สำนักงานเขตเมืองใหม่ยกระดับระบบจัดเก็บเอกสารเพื่อรองรับการเติบโตของข้อมูลราชการ

ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ปริมาณเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานภาครัฐได้เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ส่งผลให้สำนักงานเขตเมืองใหม่ต้องปรับปรุงระบบจัดเก็บและบริหารเอกสารอย่างเร่งด่วน ล่าสุด หน่วยงานได้เปิดตัวระบบจัดเรียงเอกสารแบบใหม่ โดยมีไฮไลต์อยู่ที่การใช้อุปกรณ์จัดเก็บเอกสารหลากหลายชนิดที่เหมาะสมกับแต่ละประเภทงาน

เริ่มจากฝ่ายทะเบียนที่ดูแลเอกสารประชาชนจำนวนมาก พวกเขาเลือกใช้ กล่องเอกสาร3ชั้น ซึ่งออกแบบมาเพื่อการจัดหมวดหมู่เอกสารรายวันอย่างมีประสิทธิภาพ ช่องทั้งสามช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถแยกเอกสารที่ต้องดำเนินการ เอกสารรอดำเนินการ และเอกสารที่เสร็จแล้วได้อย่างชัดเจน ลดการสูญหายและความสับสนระหว่างขั้นตอน

ขณะที่ฝ่ายแผนงานและงบประมาณ ซึ่งต้องรับมือกับข้อมูลหนาแน่นและซับซ้อนมากขึ้น ได้เปลี่ยนมาใช้ กล่องใส่เอกสาร5ชั้น เพื่อรองรับเอกสารจากแต่ละแผนงานโดยไม่ปะปนกัน การแบ่งช่องอย่างเป็นระบบช่วยให้การค้นหาและเรียกใช้งานข้อมูลย้อนหลังทำได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น ส่งผลให้การประชุมและการเสนอแผนต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น

สุดท้ายคือฝ่ายนิติการ ซึ่งมักต้องจัดเก็บเอกสารสำคัญ เช่น สำเนาสัญญา หนังสือมอบอำนาจ และคำสั่งทางกฎหมาย พวกเขาเลือกใช้ กล่องเก็บเอกสาร5ชั้นฝาแยก เพื่อเพิ่มความปลอดภัยในการจัดเก็บ ช่องแต่ละชั้นมีฝาปิดแยกอิสระ ทำให้สามารถล็อกเฉพาะส่วนที่ต้องการเก็บเป็นความลับได้ ช่วยลดความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูล

การลงทุนในระบบจัดเก็บที่เหมาะสมไม่เพียงเพิ่มความสะดวกในการทำงาน แต่ยังแสดงถึงความใส่ใจในมาตรฐานการให้บริการประชาชนของภาครัฐที่กำลังก้าวเข้าสู่ยุคการบริหารแบบดิจิทัลอย่างเต็มตัว